Det skal ikke samles inn flere opplysninger enn nødvendig
Det er ikke lov å behandle flere personopplysninger enn man trenger. Arrangører bør passe på at informasjonen som innhentes og behandles, er det som er relevant og nødvendig for arrangementet. Fødselsnummer er en personopplysning man typisk ikke trenger, med mindre det kreves for å entydig identifisere en person. Dette kan for eksempel være tillatt i forbindelse med ansettelser eller lønnsutbetalinger (men fødselsnummer bør sladdes eller slettes etter dere har identifisert slik person om materiale med slikt 11 siffer skal oppbevares).
Lagrede personopplysningene bør kun tas vare på i et begrenset tidsrom. Er det mulig å anonymisere eller avidentifisere personopplysningene, er dette tiltaket godt egnet til å ivareta personvernet. Anonymisering kan være hensiktsmessig dersom dere vil ta vare på statistikk fra arrangementer.
Pass også på at dere ikke samler inn det som kalles som særlige kategorier personopplysninger, dersom det ikke er behov for denne typen opplysninger. Dette kan være opplysninger om helse, religion og etnisitet. Behandling av denne typen personopplysninger krever et ekstra behandlingsgrunnlag og vil kun være lovlig å behandle om de strengere kravene i GDPR er oppfylt (i praksis uttrykkelig samtykke).
Vil du lese videre?
Resten av denne ressursen — og hele arrangørwikien, malene og fagstoffet — er tilgjengelig for medlemmer.