Frivilligguide
Det kan være hensiktsmessig å samle all relevant informasjon som den frivillige trenger for å utføre sitt arbeid hos arrangøren i en frivilligguide eller annet type skriv.
Dette kan være informasjon som kan være fint å ha under avvikling av arrangementet, som f. eks en liten bok man kan putte i bukselomma, eller det kan også være informasjon som man sender ut i forkant av et arrangementet. De seneste årene har det også kommet flere ulike digitale løsninger som kan benyttes slik at informasjonen er lett tilgjengelig, og kan skape bedre informasjonsflyt. De fleste festivalene lager en slik frivilligguide eller frivillighåndbok, men dette er også noe helårsarrangørene kan gjøre for sine frivillige.
En slik guide kan inneholde:
- Info om transport til arrangementssted.
- Generell info om åpningstider og arbeidstider.
- Kart over området eller scenen. Husk å merke av vitale områder som toaletter, rømningsveier, vannposter, info og sanitet.
- Oversikt over goder man har som frivillig.
- Info om matservering.
- Enkel sikkerhetsbrief.
- Telefonliste.
- Program.
- Prosedyre for nødssituasjoner og uønskede hendelser.
I en frivilligguide er det også en fin anledning til å takke alle de frivillige som står på og gjør en uvurderlig innsats for arrangøren. Her er det bare å kjøre på med masse godord! Frivilligguiden kan deles ut eller distribueres digitalt på første infomøte, første arbeidsdag eller i forbindelse med akkreditering.
En slik guide skal IKKE erstatte all informasjon til de frivillige, men kommer i tillegg til info-mail, SMS, telefon og personlig kontakt.
LAST NED: Øyafestivalens frivillighåndbok «Lille frivillig» fra 2018 er et godt eksempel på en frivilligguide.