Det kan være fornuftig å bruke en modell for oppbygging av sikkerhetsplanen som offentlige myndigheter kjenner til, og da er en 5-punktsordre, eller 5-punktsplan et godt utgangspunkt.
En 5-punktsordre bygges opp som dette:
«Situasjon» er den overordnede beskrivelsen av arrangementet. Dette er denne delen som skal gi leseren et inntrykk av hva vi har med å gjøre. Naturlige punkter under «Situasjon» er:
Denne delen beskriver hvilke mål vi har satt oss for sikkerhetsarbeidet. Om det er laget en overordnet sikkerhetspolicy skal den inn her. Overordnede mål og sikkerhetspolicy må være forankret i styret og skal være retningsgivende for alt arbeidet vårt med sikkerhet.
Konkrete, målbare mål for sikkerhetsarbeidet hører også hjemme her.
Eksempel på sikkerhetspolicy:
«Arrangementet skal gjennomføres som et trygt, trivelig og profesjonelt arrangement for publikum, artister, personale og andre involverte»
Eksempler på konkrete mål:
Denne delen skal beskrive hva som skal skje, når det skal skje og hvilke risikoer som er forbundet med det som skal skje. Det er fornuftig å dele inn i faser, med underfaser for større arrangementer. Fasene kan f.eks. være:
For hver fase beskrives følgende:
Denne delen av planen inneholder praktisk informasjon for de som er involvert i gjennomføring av planen. Den kan f.eks. beskrive oppmøtested, sted for bespisning, hvilket utstyr som er tilgjengelig og hvor, samt eventuelle instrukser for håndtering av utstyret.
Den siste delen av 5-punktsordren beskriver hvem som har ansvar og hva dette ansvaret består i (mandat). Det er fornuftig å lage et organisasjonskart som visuelt viser hvilke nøkkelpersoner som er involvert og hvor i organisasjonen de er plassert. Vær oppmerksom på at det er de personene som har en rolle i forhold til sikkerhetsarbeidet vi ønsker å lage en oversikt over her. For eksempel:
I tillegg til organisasjonskartet vil det, avhengig av arrangementets størrelse, være hensiktsmessig å lage en nærmere beskrivelse av hver rolle: Oppgave(r) og mandat.
Dette punktet skal også beskrive hvilke kommunikasjonskanaler som skal benyttes i sikkerhetsarbeidet, og eventuelle retningslinjer for dette. F.eks. av samband/radio, hvilke(n) kanal(er) skal benyttes og hvem kaller man opp, samt viktige telefonnummer.
Sikkerhetsplanen er ikke komplett uten enkelte vedlegg. De som minimum bør være med er:
Se DSBs Veileder for sikkerhet ved store arrangementer for mer informasjon om utarbeidelse av en sikkerhetsplan.